10 conseils pour une relance efficace de vos impayés
De plus en plus d’entreprises subissent les retards de paiement de leurs clients. Elles leurs fournissent produits ou prestations de services mais elles ne reçoivent aucun paiement en échange. Les factures s’entassent et leur trésorerie est en danger. Afin de ne pas perdre de l’argent et risquer la faillite, elles doivent nécessairement se lancer dans un processus de relance des impayés. Voici 10 conseils pour mener à bien ce processus.
Table des matières
La prévention
Il est important de se positionner dans une démarche préventive, c’est-à-dire de préparer l’éventualité de devoir relancer un impayé avant même d’avoir conclu la transaction. Pour cela, veillez à connaître précisément les coordonnées exactes de vos clients (nom, adresse postale complète, e mail, numéro de téléphone,…). Établissez également des documents administratifs et commerciaux rigoureux, qu’il n’est pas possible de contourner (conditions générales de vente, facturation avec date d’échéance de paiement, bon de livraison signé,…).
La rapidité
N’attendez pas trop longtemps après l’échéance de paiement pour relancer votre client. Celui-ci pourrait jouer sur le délai pour esquiver le paiement. Vous pouvez également agir en amont en rappelant l’approche de l’échéance. Il est important d’être dans une démarche progressive tout en restant ferme dans ses propos.
La relance téléphonique
Privilégiez le téléphone pour effectuer votre relance. Ce moyen de communication vous propose un rapport qualité/prix optimal. Il vous permet également d’obtenir gratuitement des informations concernant la situation de votre client.
Le commercial
En cas de litige par rapport au prix ou à la qualité de la prestation, vous pouvez faire intervenir le commercial en charge du client. Il peut également prendre part à la relance en cas de lenteur ou de non réponse. Le commercial a l’avantage de bien connaître son client. Il a déjà pu établir une certaine relation de confiance.
La lettre de relance
Vos lettres de relance doivent être correctement rédigées pour être efficace. Par exemple, il est conseillé de parler plutôt de ‘facture impayée” que de “relance 1 ou 2”. Cliquez ici pour d’autres conseils sur la rédaction d’une lettre de relance.
La cohérence
Si vous prévenez le mauvais payeur que vous allez enclencher une certaine procédure (par exemple, auprès d’un huissier), faites-le. Il est important de garder une cohérence entre vos paroles et vos actes.
L’entreprise
Si votre client n’est pas un particulier et ne vous donne pas de réponse, vous pouvez envoyer un mail sur l’adresse générique de son entreprise. Son employeur risque de réagir plus rapidement pour éviter que le problème ne prennent des proportions négatives pour son entreprise.
Le courrier recommandé
Le courrier recommandé permet d’assurer la réception de la lettre de relance auprès de la direction.
Le sms
Dans le cas où votre client est régulièrement injoignable et sans adresse, envoyez-lui un sms. Celui-ci doit être concis comme, par exemple, “Impayé. Contacter le numéro *** ” .
L’accord amiable
Privilégiez toujours un accord à l’amiable pour vos créances impayées. Cependant, s’il n’aboutit à aucun résultat, passez aux procédures judiciaires.